Portal de procedimientos
Portal interno donde los procedimientos en PDF se vuelven consultables por IA. El administrador sube el documento y la organización deja de depender de la memoria de un compañero.
Lo que resuelve
- Las respuestas citan el procedimiento y el apartado de donde salen, porque en materia de procedimientos una respuesta sin fuente no sirve.
- Al subir una revisión nueva, todas las consultas pasan a responderse con la versión vigente. Nadie queda trabajando con un PDF viejo.
- Control de acceso por usuario: cada persona consulta únicamente los procedimientos que le corresponden.
- El registro de consultas es un diagnóstico: revela qué hay que reforzar en capacitación y, además, qué procedimientos están mal escritos.
- Elimina la consulta de pasillo, que es el mecanismo más caro e invisible de transferir conocimiento.
Toda empresa con cierto tamaño tiene sus procedimientos documentados. Y en casi todas, el documento vive en una carpeta compartida que nadie abre. La interfaz real hacia los procedimientos no es el PDF: es preguntarle a un compañero.
Ese mecanismo funciona, y es carísimo. Interrumpe a quien sabe, responde con lo que esa persona recuerda, y no deja rastro. Este portal reemplaza esa interfaz.
Cómo funciona
El administrador de procedimientos sube el documento en PDF. El sitio lo procesa mediante RAG: lo segmenta, lo indexa y lo convierte en material consultable. A partir de ahí cualquier usuario autorizado pregunta en lenguaje natural («¿qué tengo que hacer si un proveedor entrega incompleto?») y obtiene la respuesta que está en el procedimiento.
No hay que mantener un contenido paralelo: la fuente de verdad sigue siendo el PDF oficial que el administrador ya gestionaba.
Responder no alcanza: hay que citar
En un chatbot general, una respuesta aproximada es aceptable. En materia de procedimientos, no: si alguien va a actuar según lo que leyó, tiene que poder verificarlo.
Por eso las respuestas citan el procedimiento y el apartado de donde salen. Eso cambia la naturaleza de la herramienta: deja de ser un asistente que opina y pasa a ser un buscador que te lleva al texto. Y le da a quien pregunta algo que puede llevar a una reunión o a una auditoría.
Siempre la versión vigente
El problema clásico de los procedimientos no es que no existan: es que existen tres versiones y la gente trabaja con la que se descargó. Cuando el administrador sube una revisión, todas las consultas empiezan a responderse con ella de inmediato. No hay copias locales que envejezcan en la carpeta de descargas de nadie.
Quién puede ver qué
No todos los procedimientos son para todos. El portal define el acceso por usuario, de modo que cada persona consulta únicamente lo que le corresponde. Un procedimiento financiero o de recursos humanos no aparece en las respuestas de quien no debería verlo.
El registro de consultas es un diagnóstico
Esta es la parte que más me interesa, porque es información que antes no existía.
Saber cuáles son los procedimientos más consultados sirve para reforzar capacitación: si un proceso concentra preguntas, ahí hace falta formación. Pero el mismo dato admite una segunda lectura, más incómoda y más útil: si un procedimiento se consulta muchísimo, puede que el problema sea el procedimiento. Un documento claro genera pocas preguntas.
Así, el portal no solo distribuye la documentación: le devuelve al administrador evidencia de qué documentos hay que reescribir.
Las horas que no se ven
El ahorro más grande es el que ninguna hoja de cálculo registra. Cada consulta de pasillo cuesta dos veces: el tiempo de quien pregunta y la interrupción de quien responde. Al resolverse en el portal, ese costo desaparece, y el conocimiento deja de depender de que la persona que lo tiene esté disponible ese día.
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